Tugas: RESUME PERT 4

MAIL MERGE

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya sama tetapi tujuannya berbeda.

Main document yaitu dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat

Data source yaitu daftar yang bersi data seperti nama, alamat atau tempat tanggal lahir)yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita inginkan.

Berikut adalah langkah menggunakan Mail Merge :

Membuat Main dokumen, sebagai contoh kita akan membuat sertifikat pelatihan dengan data source berisi nama, alamat, kota, dan program pelatihan yang di ikuti

Kemudian Kita memulai klik Mail Merge pada mailing

Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting document ,

Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients, kemudian Pilihlah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat

Isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.tekan OK

Akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my documen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge.

Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.Edit recipient di gunakan untuk mengubah data dari penerima,mengurutkan,mencari data kembar,atau mencocokan alamat

jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

Insert Merge Field di gunakan untuk menambahkan merge Field pada main dokumen . Merge field di dapat dari nama field yang tadi sudah di buat