Komputer 3

Part 6 - 8

PDF

Portable Document Format (PDF) adalah standar terbuka untuk pertukaran dokumen. Format file ini diciptakan oleh Adobe Systems pada tahun 1993 digunakan untuk mewakili dokumen secara independen dari aplikasi perangkat lunak, perangkat keras, dan sistem operasi [2]. Setiap file PDF merangkum deskripsi lengkap dari dokumen tata letak tetap datar, termasuk teks, font, grafis, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk menampilkannya.

Pada tahun 1991 Adobe Systems pendiri John Warnock diuraikan sistem yang disebut "Camelot" yang berkembang menjadi Portable Document Format (PDF).

Sementara spesifikasi PDF yang tersedia secara gratis setidaknya sejak 2001, [4] PDF awalnya format proprietary dikendalikan oleh Adobe, dan secara resmi dirilis sebagai standar terbuka pada 1 Juli 2008, dan diterbitkan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi ISO 32000-1:2008 [1] [5]. Pada tahun 2008, Adobe diterbitkan Lisensi Paten Publik ISO 32000-1 pemberian hak bebas royalti untuk semua paten yang dimiliki oleh Adobe yang diperlukan untuk membuat, menggunakan, menjual dan mendistribusikan PDF compliant implementasi

Adopsi PDF pada hari-hari awal sejarah format itu lambat. Adobe Acrobat, Adobe suite untuk membaca dan membuat file PDF, itu tidak tersedia secara bebas;. Versi awal PDF tidak memiliki dukungan untuk hyperlink eksternal, mengurangi kegunaannya di Internet ; ukuran yang lebih besar dari dokumen PDF dibandingkan dengan teks biasa yang diperlukan kali lebih lama download lewat modem lambat umum pada saat itu; dan rendering file PDF adalah lambat pada mesin kurang kuat hari.

Selain itu, ada format bersaing seperti DjVu (masih berkembang), Utusan, Ground Kertas Digital umum, Farallon Replica dan bahkan Adobe sendiri PostScript format (ps.); Pada tahun-tahun awal, PDF sangat populer terutama di alur kerja desktop publishing.

Adobe segera mulai mendistribusikan nya Acrobat Reader (sekarang Adobe Reader) program tanpa biaya, dan terus mendukung PDF asli, yang akhirnya menjadi standar de facto untuk dokumen cetak di web (dokumen web standar)

Macam-macam PDF

• Adobe Reader

        
      http://get.adobe.com/reader/

• Foxit Software

        
http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/

• Sumatra PDF

                  http://blog.kowalczyk.info/software/sumatrapdf/free-pdf-reader.html 

• Cool PDF Reader

http://www.pdf2exe.com/reader.html

• PDF Reader

• PDF Converter

Membuat PDF Menggunakan 

PDF Creator

Setelah kita membuat file pada microsoft kita dapat mengubahnya ke dalam PDF agar lebih efisien. Berikut cara untuk mengubah file dari microsoft kedalam PDF dengan cara sebagai berikut :

Setelah anda buka PDF Creator, kemudian pada printer, klik option.

Pada format klik PDF.

Lalu untuk membuat password, klik security dan  anda pilih use security, kemudian pada password anda pilih kedua pilihan. juga pada disallow user to, encryption level, dan enhanced permission, anda bisa atur sesui kebutuhan. Kalau sudah, klik save. (Bila membuat tanpa password, tidak memilih langkah ketiga ini)

Lalu pilih add dan kemudian klik open

Bila file yang diinginkan tidak terlihat, anda pilih “all files”

Lalu pilih file yang diinginkan untuk dijadikan PDF, Kemudian Klik Save

Dan masukkan password yang berbeda antara User dan password

Cara Menambahkan Hal Penting pada PDF

Selain itu kita juga bisa menambahkan beberapa Stamp dan pengaman agar orang lain tidak dapat mengcopy file tersebut berikut caranya :

PilihlahTools – Comment & Mark Up – Stamps – dan pilihlah yang akan anda pilih  

Lalu Munculah sebagai berikut

Menambahkan secure dengan cara sebagai berikut

Dan munculah sebagai berikut, emudian pilih File – Password Security

Klik OK lalu munculah sebagai berikut

Masukkan open password dan Permission Password dengan menggunakan password yang berbeda, kemudian klok OK. kemudian isikan open password yang sebelumnya telah di buat

Setelah itu isikan Permission Password

  

Setelah selesai save document , dan hasilnya document yang tersimpan terdapat tilisan secur yang berarti dokumen itu sudah aman

 Dokumen yang di secure biasanya tidak dapat di copy

Klik Sign kemudian pilih sign dokumen

 

Kemudian Muncul seperti berikut setelah disecure sebaiknya juka ingin menambahkan sign jangan 

di save terlebih dahulu, dan kemudian klik sign

Lalu muncul sebagai berikut

Untuk menambahkan bookmark seperti dibawah ini dapat langsung menggunakan 

heading pada microsoft word atau langsung di tambahkan dari PDF

Komputer 3

Part 4

Microsoft Outlook " Expor-Impor"

Expor Impor file yang dilakukan pada Ms Oulook di gunakan untuk mempermudah agar cara kerja dapat cepat di lakukan tanpa melakukan dengan waktu yang lama melalui file yang sudah di simpan di tempat lain.

Contacts

EXPOR


Mengekspor file contacts yang sudah dimiliki pada file outlook dan di kirimkan keluar misalnya saja kepda e-mail kita tanpa harus memasukkan satu persatu, berikut caranya :

• Pilihlah menu Import and Export pada file

• Selanjutnya memilih Export to a file dan klik Next

• Pilihlah DOS dan Next

• Pilihlah Cotacts dan next

• Klik Browse dan save contacts dan next

• kemudian pastikan cotacts yang dipilih benar dengan Map Custom fileds dan next
• Selanjutnya Finish 

• Log.in Lah email dan masuklah kepada contacts pada e-mail anda dan pilih selanjutnya dan klik Import

• Kemudian Pilhlah Contacts yang anda save tadi

• Kemudian Klik Impor dan Munculah Contacts yang sudah di Impor dari Gmail

IMPOR

Mengimpor Contacts dari luar sangat menguntungkan karena tanpa membuat kita bekerja du kali dan tanpa menyalin kembali dari contacts lain banyak cara menyalin contacts, dengan mengambil dari e-mail maupun dari file lain misalnya saja microsoft Excel,

Microsoft Excel 

• Berikut adalah kumpulan kontak yang sudah di buat pada Microsoft Excel

• Anda Berikan Name Range dan Save

• Anda Pilih pada File Kemudian klik Impor and Export

• Kemudian pilih Import From another program file dan klik next

• Pilih Microsoft Excel 2003 dan Next

• Kemudian Pilih Browse untuk mengambil file

• Dan Pilih Bahwa file akan dimasukkan kedalam contacts

• Kemudian Masukka sub nama yang anda inginkan dan klik next

• Maka secara otomatis file akan masuk kedalam oulook

RSS

RSS merupakan kependekan dari Really Simple Syndication. Sedangkan ditinjau dari pengertiannya RSS adalah sebuah file berformat XML untuk sindikasi yang telah digunakan (diantaranya dan kebanyakan) situs web berita dan weblog.
Kegunaan RSS dalam Outlook dapat memebantu kita dalam menambah pengetahuan yang kita inginkan, misalnya saja dalam berlangganan sutau berita dalam sebuah web. Berikut caranya dalam memasukkan RSS dalam Microsot Outlook :

• Pilihlah Berita yang anda inginkan , kemudian klik RSSnya

• Copy Linknya
• Kemudian anda klik RSS pada Microsoft Outlook, kemudian pilih RSS klik kanan dan pilih Add new RSS feed

• Masukkan link yang sudah anda copy

• Klik Add,, Advanced dan OK

Bisa Juga dengan menggunakan cara sebagai berikut

• Klik RSS pada berita dan pilih subscribe now

• Klik Advance dan OK

~~~~TERIMA KASIH~~~~

Teknik Presentasi

Part 2

Perencanaan & Penyusunan Presentasi 

Sebelum melakukan presentasi kita harus mempersiapkan beberapa hal sebagai berikut :

• Apa tujuan presentasi ?
• Berapa lama waktu presentasi ?
• Siapa Audience ?
• Dimana Lokasinya ?
• Apa saja Fasilitas yang tersedia?
• Bagaimana situasinya?

Ada 4 macam gaya presentasi :

1. Impromptu Speaking : Presentasi tanpa menyiapkan konsep terlbih dahulu dan dilakukan secara mendadak.
2. Extemporaneus Speaking : Dengan menyiapkan konsep terlebih dahulu.
3. Manuscript Speaking : Dengan menulis secara details pada teks dan membacanya sesuai isinya tanpa adanya improvisasi
4. Memorized Speaking : Dengan cara mengingat konsep yang sudah di buat sebelumnya, biasanya seseoran yang menggunakan gaya ini harus memiliki daya ingat yang kuat.

Menganalisis peristiwa presentasi 

• Siapa pengundangnya?
• Sifat presentasi (formal,informal)
• Mengapa saya diminta berbicara?
• apa yang diharapkan dari saya?
• Berapa lama waktu preaentasi?
• Bagaimana pakaian yang cocok?
• Adakah pembicara lain ?apakah tema masing-masing?

Melukiskan keadaan hadirin
Hadirin juga mempengaruhi sukses tidaknya presentasi kita karena jika materi yang kita siapkan sesuai dengan pengetahuan yang dimilki hadirin.

• Berapa perkiraan hadirin yang akan datang?
• Mengapa mereka datang?
• Siapa saja tokoh yang datang?
• Seberapa banyak pengetahuan hadirin?
• Apakah hadirin kenal saya ?

Persiapan materi gunakan media semenarik mungkin dan jangan gunakan banyak tulisan pada power point agar audience tidak terpaku pada media selain itu gunakan catatan point penting. Pastikan anda mengerti betul dengan materi presentasi. 

Ada 3 macam struktur presentasi 

• Struktur presentasi Argumentasi Logis

Cocok Untuk : perkara pengadilan , debat , meyakinkan kebenaran

• Struktur presentasi naratif

Cocok untuk : Pengalaman, data real

• Struktur Formal 

Sampaikan apa yang kita buat, sebutkan item-item, beri kesimpilan dari semua hasil presentasi kita

Humas & Layanan Pelanggan

Resume Part 2 &3

Part 2

Modifikasi : Kemampuan humas bisa membentuk opini.Serta mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi 

melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasarna jangka pendek dan 

jangka panjang secara periodic dan strategis.

• Humas tidak sama dengan marketing , tetapi humas bisa ditambah dengan marketing . Jika Humas sama dengan marketing maka image perusahaan akan buruk dimata public.

Ada 5 syarat bagi seseorang yang ingin menjadi Public relation :

1. Kemampuan berkomunikasi Verbal maupun non verbal
2. Harus mampu berorganisasi
3. Kemampuan beradaptasi
4. Personal integrity
5. Imagination & Kreatifitas

* Kegiatan Humas adalah :

1. Menyusun serta mendistribusikan cerita 
2. Mengorganisasi konferensi pers
3. Mengadakan &mengelola instrumen secara visual
4. Mengatur dan memimpin acara
5. Mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan sponsor
6. Mengikuti rapat penting
7. Mewakili lembaga dalam pertemuan lembaga
8. Mengerjakan tugas-tuga periklanan
9. Mengatur acara resmi

Bentuk rencana kerja PR tersebut dapat diimplementasikan : 

• Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk (result) dari perencanaan yang telah dilaksanakan,baik jangka pendek maupun panjang. 
• Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang diranang. 
• Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai, where do we want to go? (tujuan), dan how to get there? (strategi)

Part 3

Media Relation : alat yang digunakan untuk bekerjanya humas dalam menyampaikan sebuah informasi.

William F Arens (1990:310) : memfokuskan diri pada mengembangkan relasiyang dilakukan secara individual maupun organisasi terhadap publik guna menciptakan hubungan . Publik yang dimaksudkan ada 7 kategori :

• Stakeholders
• Communities
• Media
• Government
• Investment
• Community
• Costumers

Mengapa media relation penting ?

• Agar tidak terjadi kesenjangan pelayanan info kehumasan.
• Sering terjadi ketegangan antara petugas humas (PRO) dengan wartawan (media)

Wartawan bertugas untuk mencari berita seperti halnya

• Issue
• Sensasional
• Nilai berita
• Berita negatif

Bagi pers perolehan informasi tidak hanya dari humas melainkan :

1. Memiliki nilai aktual dan interest
2. Lengkap
3. Akurat
4. Komperhensif
5. Diperoleh cepat & tepat pada waktunya

Sedangkan Humas adalah 

• Pembentukan citra positif
• Promosi
• Berita postif

Aktifitas Public Relation yaitu:

1. Community Relation,hubungan politik yang memfokuskan pada komunitas yang berkaitan
2. Conseling, memberikan masukan kepada pihak manajemen sebelum mereka mengambil keputusan
3. Development, menerjemahkan kebutuhan organisasi tersebut kepada pihak yang memiliki peluang.
4. Issues Management, Manajemen isu demi terciptanya citra baik pada produk
5. Media relations , bekerja sama dengan media massa dalam pembentukan citra positif yang dikrmbangkan dalam masyarakat

Komputer 3

Resume Part 3

Calendar 

Microsoft Outlook 2007 memiliki beberapa tampilan calendar : Day, Work Week, Week, dan Month.. Selain itu kita juga dapat mengentri Buku aktivitas ke dalam kalender Anda secara efisien.Tetap di atas tanggal penting dengan pengingat. Kita dapat menambahkan aktivitas kita yang akan dilakukan jauh hari . Dan akan mengingatkan kita dengan waktu sebelum dimulai acara yang akan kita hadiri

Berikut cara menggunakan calendar sebagai pengingat jadwal kita :

Kita mulai masuk pada calendar 

Di situ terdapat 3 tampilan untuk pilihan menampilkannya

Details yang ditampilkan juga ada 3 Macam Low, Medium, High dan agar details yang tertulis dapat terlihat dengan jelas dapat menggunakan High

Di saat kita akan menulis jadwal kita klik pada tampilan berikut pada tanggal berapa kita akan menambahkan jadwal

Dan kita dapat klik pada jam berapa kita akan melakukan kegiatan

Setelah itu muncul tampilan sebagai berikut Kita dapat mengisikan pada Subject yaitu acara yang akan kita kerjakan beserta location atau tempat dimana acara itu dilaksanakan. Dan juga dapat menambahkan pada start time kapan hari dan waktu acara dimulaI , dan juga dapat menambahkan pada End time kapan hari dan waktu akan diakhiri . Pada all day event kita dapat mencentang jika acara yang di tulis dikerjakan setiap hari, jika memang tidak dilakukan tiap hari maka lebih baik tidak perlu dicentang. Keterangan Busy itu dapat muncul jika kita mengirimkan jadwal kita kepada org lain , dan hanya terdapat tulisan Busy. Categorize yaitu pemberian warna pada jadwal

Recurence digunakan untuk sampai kapan berlakunya jadwal yang kita buat

Digunakan untuk menuntekun kapan jadwal akan berakhir

Reminder digunakan untuk pengingat sebelum acara dimulai misalnya kita memilih 10 minutes maka akan muncul pengingta 10 menit sebelum acara dimulai

Lalu save & Close jadwal anda

Lalu muncul pada kalender sebagai berikut 

Setelah itu munculah Reminder seperti berikut

Anda bisa menekan Snooze jika ingin menampilkannya reminder lagi

Dan dapat menekan dismiss jika anda memang sudah ingat acara dan tidak perlu diingatkan kembali

Cara mengirimkan Calendar kepada rekan kita agar dapat mencocokan waktu luang dengan menggunakan cara sebagai berikut 

Lihatlah pada tampilan sebelah kiri pada calendar

 Pilih Send a Calendar via E-mail

Lalu muncul tampilan sebagai berikut

Terdapat pilihan jadwal pa yang akan anda kirim. Ataukah jadwal hari ini, besok , dst.

Pilih Whole calendar unuk menampilkan semua jadwal yang telah anda buat .

Selanjutnya pilih see working Hours dan muncul tampilan berikut maka anda klik Ok dan Yes maka jadwal akan diprndah , dan pilih kepada siapa anda mengirimkan jadwal tersebut

Cara mengundang seseorang untuk datang pada acara yang kita buat

klik New dan pilih Meeting Request

Setelah itu isikan kepada siapa anda mengirimkan jadwal tersebut , acara apa yang anda buat (Subject), dimana acara berlangsung (Location), serta waktu dan hari acara di mulai sampai berakhirnya acara (Start & End time) selanjutnya klik Send untuk mengirimkan undangan. Isikan keterangan pada undangan anda agar lebih jelas .

Setelah itu anda akan menerima jawaban dari undangan yang anda kirimkan 

Accept, tentative .. jika undangan anda tidak di tdak diterima maka tidak keluar laporannya

Begitu juga bila anda di Undang orang lain untuk menghadiri acara yang dibuatnya maka akan ada pilihan Tentative , Accept, Decline 

Jika anda menerima (accept) maka secara otomatis undangan akan masuk pada daftar jadwal anda. Dan mengingatka anda saat acara akan dimulai

----TERIMA KASIH----