Teknik Presentasi

Part 2

Perencanaan & Penyusunan Presentasi 

Sebelum melakukan presentasi kita harus mempersiapkan beberapa hal sebagai berikut :

• Apa tujuan presentasi ?
• Berapa lama waktu presentasi ?
• Siapa Audience ?
• Dimana Lokasinya ?
• Apa saja Fasilitas yang tersedia?
• Bagaimana situasinya?

Ada 4 macam gaya presentasi :

1. Impromptu Speaking : Presentasi tanpa menyiapkan konsep terlbih dahulu dan dilakukan secara mendadak.
2. Extemporaneus Speaking : Dengan menyiapkan konsep terlebih dahulu.
3. Manuscript Speaking : Dengan menulis secara details pada teks dan membacanya sesuai isinya tanpa adanya improvisasi
4. Memorized Speaking : Dengan cara mengingat konsep yang sudah di buat sebelumnya, biasanya seseoran yang menggunakan gaya ini harus memiliki daya ingat yang kuat.

Menganalisis peristiwa presentasi 

• Siapa pengundangnya?
• Sifat presentasi (formal,informal)
• Mengapa saya diminta berbicara?
• apa yang diharapkan dari saya?
• Berapa lama waktu preaentasi?
• Bagaimana pakaian yang cocok?
• Adakah pembicara lain ?apakah tema masing-masing?

Melukiskan keadaan hadirin
Hadirin juga mempengaruhi sukses tidaknya presentasi kita karena jika materi yang kita siapkan sesuai dengan pengetahuan yang dimilki hadirin.

• Berapa perkiraan hadirin yang akan datang?
• Mengapa mereka datang?
• Siapa saja tokoh yang datang?
• Seberapa banyak pengetahuan hadirin?
• Apakah hadirin kenal saya ?

Persiapan materi gunakan media semenarik mungkin dan jangan gunakan banyak tulisan pada power point agar audience tidak terpaku pada media selain itu gunakan catatan point penting. Pastikan anda mengerti betul dengan materi presentasi. 

Ada 3 macam struktur presentasi 

• Struktur presentasi Argumentasi Logis

Cocok Untuk : perkara pengadilan , debat , meyakinkan kebenaran

• Struktur presentasi naratif

Cocok untuk : Pengalaman, data real

• Struktur Formal 

Sampaikan apa yang kita buat, sebutkan item-item, beri kesimpilan dari semua hasil presentasi kita

Humas & Layanan Pelanggan

Resume Part 2 &3

Part 2

Modifikasi : Kemampuan humas bisa membentuk opini.Serta mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi 

melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasarna jangka pendek dan 

jangka panjang secara periodic dan strategis.

• Humas tidak sama dengan marketing , tetapi humas bisa ditambah dengan marketing . Jika Humas sama dengan marketing maka image perusahaan akan buruk dimata public.

Ada 5 syarat bagi seseorang yang ingin menjadi Public relation :

1. Kemampuan berkomunikasi Verbal maupun non verbal
2. Harus mampu berorganisasi
3. Kemampuan beradaptasi
4. Personal integrity
5. Imagination & Kreatifitas

* Kegiatan Humas adalah :

1. Menyusun serta mendistribusikan cerita 
2. Mengorganisasi konferensi pers
3. Mengadakan &mengelola instrumen secara visual
4. Mengatur dan memimpin acara
5. Mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan sponsor
6. Mengikuti rapat penting
7. Mewakili lembaga dalam pertemuan lembaga
8. Mengerjakan tugas-tuga periklanan
9. Mengatur acara resmi

Bentuk rencana kerja PR tersebut dapat diimplementasikan : 

• Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk (result) dari perencanaan yang telah dilaksanakan,baik jangka pendek maupun panjang. 
• Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang diranang. 
• Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai, where do we want to go? (tujuan), dan how to get there? (strategi)

Part 3

Media Relation : alat yang digunakan untuk bekerjanya humas dalam menyampaikan sebuah informasi.

William F Arens (1990:310) : memfokuskan diri pada mengembangkan relasiyang dilakukan secara individual maupun organisasi terhadap publik guna menciptakan hubungan . Publik yang dimaksudkan ada 7 kategori :

• Stakeholders
• Communities
• Media
• Government
• Investment
• Community
• Costumers

Mengapa media relation penting ?

• Agar tidak terjadi kesenjangan pelayanan info kehumasan.
• Sering terjadi ketegangan antara petugas humas (PRO) dengan wartawan (media)

Wartawan bertugas untuk mencari berita seperti halnya

• Issue
• Sensasional
• Nilai berita
• Berita negatif

Bagi pers perolehan informasi tidak hanya dari humas melainkan :

1. Memiliki nilai aktual dan interest
2. Lengkap
3. Akurat
4. Komperhensif
5. Diperoleh cepat & tepat pada waktunya

Sedangkan Humas adalah 

• Pembentukan citra positif
• Promosi
• Berita postif

Aktifitas Public Relation yaitu:

1. Community Relation,hubungan politik yang memfokuskan pada komunitas yang berkaitan
2. Conseling, memberikan masukan kepada pihak manajemen sebelum mereka mengambil keputusan
3. Development, menerjemahkan kebutuhan organisasi tersebut kepada pihak yang memiliki peluang.
4. Issues Management, Manajemen isu demi terciptanya citra baik pada produk
5. Media relations , bekerja sama dengan media massa dalam pembentukan citra positif yang dikrmbangkan dalam masyarakat

Komputer 3

Resume Part 3

Calendar 

Microsoft Outlook 2007 memiliki beberapa tampilan calendar : Day, Work Week, Week, dan Month.. Selain itu kita juga dapat mengentri Buku aktivitas ke dalam kalender Anda secara efisien.Tetap di atas tanggal penting dengan pengingat. Kita dapat menambahkan aktivitas kita yang akan dilakukan jauh hari . Dan akan mengingatkan kita dengan waktu sebelum dimulai acara yang akan kita hadiri

Berikut cara menggunakan calendar sebagai pengingat jadwal kita :

Kita mulai masuk pada calendar 

Di situ terdapat 3 tampilan untuk pilihan menampilkannya

Details yang ditampilkan juga ada 3 Macam Low, Medium, High dan agar details yang tertulis dapat terlihat dengan jelas dapat menggunakan High

Di saat kita akan menulis jadwal kita klik pada tampilan berikut pada tanggal berapa kita akan menambahkan jadwal

Dan kita dapat klik pada jam berapa kita akan melakukan kegiatan

Setelah itu muncul tampilan sebagai berikut Kita dapat mengisikan pada Subject yaitu acara yang akan kita kerjakan beserta location atau tempat dimana acara itu dilaksanakan. Dan juga dapat menambahkan pada start time kapan hari dan waktu acara dimulaI , dan juga dapat menambahkan pada End time kapan hari dan waktu akan diakhiri . Pada all day event kita dapat mencentang jika acara yang di tulis dikerjakan setiap hari, jika memang tidak dilakukan tiap hari maka lebih baik tidak perlu dicentang. Keterangan Busy itu dapat muncul jika kita mengirimkan jadwal kita kepada org lain , dan hanya terdapat tulisan Busy. Categorize yaitu pemberian warna pada jadwal

Recurence digunakan untuk sampai kapan berlakunya jadwal yang kita buat

Digunakan untuk menuntekun kapan jadwal akan berakhir

Reminder digunakan untuk pengingat sebelum acara dimulai misalnya kita memilih 10 minutes maka akan muncul pengingta 10 menit sebelum acara dimulai

Lalu save & Close jadwal anda

Lalu muncul pada kalender sebagai berikut 

Setelah itu munculah Reminder seperti berikut

Anda bisa menekan Snooze jika ingin menampilkannya reminder lagi

Dan dapat menekan dismiss jika anda memang sudah ingat acara dan tidak perlu diingatkan kembali

Cara mengirimkan Calendar kepada rekan kita agar dapat mencocokan waktu luang dengan menggunakan cara sebagai berikut 

Lihatlah pada tampilan sebelah kiri pada calendar

 Pilih Send a Calendar via E-mail

Lalu muncul tampilan sebagai berikut

Terdapat pilihan jadwal pa yang akan anda kirim. Ataukah jadwal hari ini, besok , dst.

Pilih Whole calendar unuk menampilkan semua jadwal yang telah anda buat .

Selanjutnya pilih see working Hours dan muncul tampilan berikut maka anda klik Ok dan Yes maka jadwal akan diprndah , dan pilih kepada siapa anda mengirimkan jadwal tersebut

Cara mengundang seseorang untuk datang pada acara yang kita buat

klik New dan pilih Meeting Request

Setelah itu isikan kepada siapa anda mengirimkan jadwal tersebut , acara apa yang anda buat (Subject), dimana acara berlangsung (Location), serta waktu dan hari acara di mulai sampai berakhirnya acara (Start & End time) selanjutnya klik Send untuk mengirimkan undangan. Isikan keterangan pada undangan anda agar lebih jelas .

Setelah itu anda akan menerima jawaban dari undangan yang anda kirimkan 

Accept, tentative .. jika undangan anda tidak di tdak diterima maka tidak keluar laporannya

Begitu juga bila anda di Undang orang lain untuk menghadiri acara yang dibuatnya maka akan ada pilihan Tentative , Accept, Decline 

Jika anda menerima (accept) maka secara otomatis undangan akan masuk pada daftar jadwal anda. Dan mengingatka anda saat acara akan dimulai

----TERIMA KASIH----

Komputer 3

Part 2

Microsoft Outlook 

Management Contact 

Kontak di gunakan untuk mempermudah pengguna dalam menghubungi orang lain untuk mencapaikan informasi . Kontak juga dapat diperoleh dengan mudah tanpa ada resiko hilang atau yang lainnya .

Kita juga dapat menglompokan kontak dengan Distribution Contact

Kelebihan dari distribution Contact adalah

• Dapat mengirim e-mail kebanyak orang tanpa harus memasukkan satu persatu nama penerima
• Memudahkan untuk mengundang beberapa orang dalam suatu pertemuan

Management E-mail

Digunakan untuk mengatur pengelompokan e-mail yang masuk

Dapat langsung memilah mana e-mail yang penting dan tidak

Memudahkan kerja tanpa harus memilih satu persatu dari ratusan e-mail yang masuk pada inbox

Berikut cara menggunakan kontak pada microsoft outlook 2007

pilih contacts dan kemudian mulai membuat contact seperti berikut

Isikan namanya dan simpan 

Maka hasilnya seperti berikut 

Cara membuat distribution list menggunakan cara sebagai berikut :

* Pilih Contact

*Pilih New, dan distribution list 

* Masukan nama pada contack sesuai group

Management E-mail

dilakukan untuk mengatur dan langsung memasukan e-mail yang masuk dengan menentukan masuk kedalam kotak yang menggunakan nama kontak yang sudah di tentukan. Serta memilah mana e-mail prbadi dan tidak. Fungsi ini sangat memudahkan kita untuk membaca kotak inbox lebih cepat dari pada harus memilah satu persatu.

jadi secara otomatis e-mail org tersebut langsung masuk pada kontak

Berikut caranya

Pilih seperti di bawah jika ingin memilah e-mail pribadi anda 

Pada People or distribution list masukkan e-mail

Dan pada specified tuliskan sebagai berikut

Tuliskan nama yang akan anda buat

Setelah muncul berikut klik Next

klik next

Klik Next

Centang run Dan klik finish

Di bawah ini adalah pilihan yg di gunakan untuk memilah email pribadi yang masuk

dan melalui cara yang sama dengan sebelumnya

Cara Membuat label pada Gmail

Fungsinya sama dengan sebelumnya yaitu memudahkan kita untuk memilah e-mail yang masuk.

Berikut caranya :

Pilih Manage Label untuk membuat label

Klik Create New label

 

Akan Muncul seperti berikut

Dan isilah nama label tersebut sesuai dengan nama yang akan di buat

Setelah itu klik ceate dan munculah gambar seperti berikut

Lalu pada inbox centang Nama dari pengirim

Kemudian seperti berikut

Lalu Filter dan pilih seperti berikut

Klik move to dan pilih nama yang sesuai

Dan jadilah seperyti berikut ini

Cara Membuat signature adalah menggunakan cara sebagai berikut ini 

pilih menu dan klik mail setting

Lalu pilih signature dan isikan sesuai yang diinginkan

Lalu simpan 

Kalimat tersebut akan muncul pada akhir e-mail yg akan dikirim

Teknik Presentasi

Part 1 

Presentasi adalah Komunikasi antara penyaji atau presenter dengan sekolompok pendengar dengan situasi teknis ,saintifik,atau profesionaluntuk satu tujuan tertentu dengan menggunakan teknis sajian dan media terencana . Tidak semua orang mampu menyusun suatu paparan sehingga mudah diterima oleh pihak lain sekalipun orang tersebut sebenarnya sangat menguasai permasalahan yang akan dipresentasikan. 

Tujuan 

* Edukasi dan pendidikan
* Memberikan info(laporan, terencana )
* Persuasi/mempengaruhi (penjualan / gagasan dll)

Jenis Persuasi

* Oral        : Presentasi dengan berbicara
* Visual    : Dengan menggunakan tampilan
* Teksual : Dengan teks , selebaran

Materi Presentasi

Materi yang akan dipresentasikan sebenarnya merupakan bobot yang paling menentukan, walaupun tidak semua orang pernah mengalami atau terdampar pada suatu situasi yang mau tidak mau harus ia hadapi

Presentasi yang baik

• Energi dan penuh semangat
• Kontak mata dengan audiens
• Berbicara dengan jelas dan cukup keras
• Sesekali bergerak saat berbicara
• Menggunakan anekdot dan humor yang sesuai
• Mengenakan pakaian yang serasi
• Argumen-argumen terstruktur dengan baik
• Slide dapat dibaca
• Tipe slide bervariasi
• Tidak lebih dari 1 slide per menit

Rahasia Sukses presentasi

• Melatih kemampuan berbicara didepan umum , dan secara praktek terus menerus
• Sebisa mungkin tidak membicarakan hal yang tidak dimengerti
• Studi di amerika pada 10.000 orang menunjukan ketrampilan presentasi merupakan faktor penentuan peningkatan karir .
• Penghasilan diatas pria dan wanita merupakan atribut no 1 membantu mencapai kesuksesan adalah kemampuan presentasi.

Elemen Utama

• Komunikasi
• Penampilan
• Teknik yang baik
• Visialisasi yang menarik

Biasanya kendala yang paling utama di hadapi adalah rasa gugup,solusi untuk menghadapi rasa itu adalah :

• Know your self
• Know your Audience
• Know your materials

Yang perlu kita sesuaikan adalah 

• Citra diri
• Budaya
• Manfaat Langsung

Kesalahan terbesar dalam power point adalah

• Jangan bagikan printout yang sama dengan materi
• Isi presentasi hanya pointnya saja
• Visual tidak nyambung dengan teks
• Tulisan tidak terbaca
• Timing yang buruk

Humas & Layanan Pelanggan

Resume Part 1


Organisasi adalah sekumpulan seorang untuk melakukan sesuatu agar dapat mencapai tujuan tertentu
Manajemen adalah aktivitas atau proses mengelolauntuk meraih tujuan organisasi dalam mencapai efisien dan efektifitas
*Manajemen sangat penting karena jika tidak diatur maka suatu organisasi tersebut berjalan tidak sesuai target,




Humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut.

Bertrand R canfield
HUMAS adalah seni sekaligus disiplin sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan memprediksi setiap kemungkinan konsekuensi dari setiap tindakannya

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :

*Membuat kesan

*Pengetahuan dan pengertian

*Menciptakan ketertarikan

*Penerimaan

Kenapa HUMAS itu penting ?
*Menghilangkan salah komunikasi 
*Menghilangkan interpretasi
*Menghilangkan frustasi




Elemen dalam definisi HUMAS 
* Menangani hubungan stakeholder
* Memonitor kesadaran
* Menganalisa kebijakan & dampak
* Mengidentifikasi kebijakan 
* Membangun & memepertahankan komunikasi 2 arah


HUMAS di harapkan akan mempengaruhi perilaku politik :
* Publik melakukan sesuatu
* Publik menghentikan yang sudah dilakukan
* Publik tetap melakukan sebagaimana yang dilakukan


Sebagai seorang yang bekerja di HUMAS seharusnya mampu bersosialisasi dengan mudah dan memiliki kecakapan dalam berbicara di depan publik. Dan juga , harus memiliki kecekatan dan keluwesan dalam bekerja.

Conversation 2

Created By Cindy and Almira

AIRBUS

Cindy   : how do you do, my name is Cindy

Litha    : how do you do, my name is Litha. And I am in a charge   

                of public relation in this company

Cindy   : I want to ask you about Airbus. Do you have any      

               suggestion?

Litha    : Sure. Just ask me, and I will tell you the answers.

Cindy   : When and where this company was established?

Litha    : This company was established at 1970 in Toulouse, 

                France.

Cindy   : What does your company do?

Litha    : We design aircraft and manufacture.

Cindy   : So, how many employees work for this company?

Litha    : It is about 46,000 employees work for this company.

Cindy   : Amazing! And, how about the annual turnover?

Litha    : The annual turnover of this company reach out 19.4 

                billion Euro in a year.

Cindy   : Wonderful. Then tell me what is you company 

                philosophy?

Litha    : Our philosophy is “setteing the standart”. It means for 

               innovation, value, and passenger comfort.

HITACHI

Litha   : When and where was this company established?

Cindy  : Hitachi was established at 1990 in Tokyo, Japan.

Litha   : What does your company do?

Cindy  : We are manufacturer of computers and electrical   

               

equipment.

Litha   : And, how many employees work for this company?

Cindy  : It is over 300,000 employees work for this company.

Litha   : That’s great! And, how about the annual sales?

Cindy  : The annual sales of this company reach out $60.1 billion

               a year with 20,000 products.

Litha   : Wonderful. Then tell me what is you company                 

              philosophy?

Cindy  : Our philosophy is contribute to people and society  

              through technology.